При возврате покупателю денежных средств за качественный товар продавцу необходимо:
- получить от него письменное заявление
- оформить накладную на возврат товара
- пробить кассовый чек
Заявление на возврат товара
Нередко покупатели возвращают ранее приобретенный качественный товар, требуя назад потраченные деньги. Чтобы оформить возврат денег, продавцу необходимо получить от покупателя соответствующее письменное заявление.
- Заявление на возврат товара
Отметим, что законодательство не обязывает оформлять письменное заявление покупателя в данном случае. Однако письменное заявление будет документальным основанием для возврата покупателю денежных средств за товар.
К заявлению необходимо приложить копию кассового чека (товарный чек, иной документ). Эти документы подтверждают оплату товара. Если документ утерян, подтвердить покупку можно свидетельскими показаниями (ст. 493 ГК РФ , п. 5 ст. 18 , п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 "О защите прав потребителей"). Забирать у покупателя оригинал кассового чека не нужно. На оригинале чека рекомендуем сделать отметку, что возврат осуществлен.
Накладная на возврат товара
Продавцу следует оформить накладную на возврат товара в двух экземплярах, которые необходимо подписать продавцу и покупателю. Один экземпляр забирает покупатель, а второй остается у продавца. Форму накладной на возврат товара продавец может разработать самостоятельно.
Акт о возврате денежных сумм по форме КМ-3 (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) продавец оформлять не обязан (письма Минфина России от 29.09.2017 № 03-01-15/63636 , от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 , направлено письмом ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@).
Кассовый чек
Возврат денежных средств покупателю следует провести по операционной кассе, пробив кассовый чек с признаком расчета "возврат прихода" (Тег 1054) (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письма Минфина России от 20.11.2017 № 03-01-15/76525 , от 24.05.2017 № 03-01-15/31944). В чеке по Тегу 1214 "признак способа расчета" необходимо указать значение "4" ("полный расчет") , по Тегу 1212 "признак предмета расчета" – значение "1" ("товар") .
Кассовый чек необходимо выдать покупателю (направить в электронной форме) (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Возврат можно провести на любой операционной кассе продавца, если таковых несколько.
Пробивать кассовый чек при возврате денежных средств необходимо, даже если онлайн-касса при продаже товара не применялась.
ПКО и РКО
Если покупатель расплачивался наличными, то возвращаемую сумму можно выдать наличными. Оформлять расходный кассовый ордер (РКО) в момент выдачи наличных денежных средств из операционной кассы покупателю не нужно.
Если оплата произведена платежной картой, возврат денег покупателю осуществляется безналичным способом (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).
В соответствии с указаниями Банка России после окончания кассовой смены на всю сумму поступивших в операционную кассу наличных оформляется приходный кассовый ордер, а на сумму возвращенных наличных – расходный кассовый ордер (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Однако из указаний не вполне ясно, можно ли оформить только ПКО, если по итогам смены был как приход, так и возврат наличных денежных средств покупателю. По нашему мнению, такой вариант законодательству не противоречит. Поэтому продавец может выбрать:
- оформить ПКО по итогам смены на разницу между поступившими и возвращенными из операционной кассы наличными. РКО для кассы организации на возврат при этом оформлять необязательно.
- либо оформить по итогам смены ПКО на всю сумму поступивших и РКО на всю сумму возвращенных наличных. Однако в данном случае могут быть трудности с оформлением кассовых ордеров. Дело в том, что при внесении наличных в главную кассу кассир должен сверить сумму, указанную в ПКО, и фактически вносимую сумму. Если вносимая сумма не соответствует сумме, указанной в ПКО, кассир потребует от операциониста довнести недостающую сумму. РКО на сумму возвращенных наличных денежных средств кассир также подписать не может, так как он ничего покупателю не возвращал (
Применение онлайн-кассы при осуществлении расчетов по сделкам купли-продажи с участием физических лиц является обязательным в соответствии с требованиями закона о ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. Покупателю при приеме денег (в наличной или безналичной форме) выдается кассовый чек, данные о совершенной операции пробиваются через онлайн-ККТ и автоматически отправляются в ФНС. Информация по возвратам и корректировкам сумм по проведенным через кассовый аппарат платежам также должна быть передана в ФНС.
Частичный возврат денег по чеку (онлайн-касса): как оформить
Покупатель может инициировать возмещение уплаченных им денежных средств в полной сумме или частично, если:
осуществляется возврат товара по причине его несоответствия заявленным характеристикам;
производится возврат продукции надлежащего качества в отведенный для этого двухнедельный срок;
кассир озвучил неверную сумму к оплате и принял завышенный размер платежа.
Частичный возврат денег по чеку предусматривает компенсацию средств не по всем позициям в чеке, а лишь по одной или нескольким, пробитым в одном чеке вместе с другими товарами. То есть, клиент запрашивает возмещение не в полной сумме чека, а в размере стоимости одного или нескольких товаров, указанных в нем. Чтобы эта процедура была корректно оформлена и не вызывала вопросов у фискальных органов, необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость осуществления возврата:
письменное заявление покупателя , составленное в произвольной форме и завизированное собственноручной подписью заявителя;
акт возврата товара, в котором раскрываются причины обратной приемки реализованной продукции.
После получения этих документов кассир формирует фискальные документы, отражающие изъятие денег из кассы или возврат по безналу. Если на момент обращения покупателя средств в кассе для выплаты возмещения недостаточно, дополнительно потребуется гарантийное письмо о возврате денег за товар. Ст. 22 закона от 07.02.1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» позволяет продавцу осуществлять обратные выплаты по проданным ранее товарам в течение 10 дней с момента получения заявления от покупателя. На необходимость формирования фискальных документов, отражающих выдачу денег из кассы за возвращаемые товары, указывают и разъяснения Минфина в письме от 04.07.2017 г. № 03-01-15/42315.
Как можно провести через ККТ частичный возврат денег по чеку? Онлайн-касса позволяет сделать это несколькими способами:
Сформировать чек на принимаемый обратно товар в сумме его стоимости, указав в электронной и бумажной версии признак «возврат прихода».
Если выделить товар из общего чека сложно или была неверно указана сумма сделки, можно пробить аннулирующий чек на общую стоимость (признак «возврат прихода») и сформировать новый приходный документ на разницу между суммой по отмененному фискальному документу и величиной возврата (признак «приход»).
Если возвращаемая продукция приобреталась в кредит и часть платежей по процентам была уплачена покупателем, продавец должен возместить не только стоимость товара, но и расходы потребителя на погашение процентов по займу (обоснование – п. 6 ст. 24 закона № 2300-1). В этом случае отдельно фискализируется возмещение денег в размере стоимости товара (признак «возврат прихода»), во втором чеке показывается компенсация процентных платежей (признак «расход»).
В чеке на возврат должен быть отсыл к исходному кассовому документу, по которому производятся корректировки. Все оформляемые фискальные документы по возвратам надо выдать покупателю. В конце рабочего дня кассир составляет отчет о состоянии счетчиков, закрывает смену.
Деньги могут быть выданы заявителю из кассы, если покупка оплачена наличностью. Если первоначальный расчет произведен в безналичной форме, возврат оформляется на карту потребителя.
Что делать, когда причиной возмещения денег покупателю становится ошибка кассира:
При обнаружении неточности до ухода покупателя, оформляется чек с признаком «возврат прихода» на сумму переплаты.
Если ошибка выявлена после ухода клиента, пробивается чек коррекции и к нему прикладывается объяснительная кассира.
После оформления фискальных документов при завершении рабочего дня смена на онлайн-кассе закрывается. Итоги по операциям с признаками «расход» и «возврат прихода» вносятся в кассовую книгу по РКО, приходные операции заносятся в учетный регистр на основании ПКО. При этом важно выделять информацию по расчетам безналом, они не отражаются в кассовой книге.
Предусмотрено ли действующим законодательством оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (возвраты бывают разные: ошибочно пробитый кассовый чек, возврат товара от покупателя, неверная сумма в чеке и т.д.)?Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники.
Основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины при ошибочном пробитии кассового чека (в том числе при неверной сумме в чеке) является должным образом оформленный акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.
При отказе покупателя от товара в день покупки необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком.
При возврате товара покупателем не в день покупки (оплаты) возвращать денежные средства из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу.
Обоснование вывода:
В первую очередь заметим, нормативно-правовыми документами не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники (далее - ККТ либо ККМ) при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке), а также при возврате товара покупателем.
Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентированы Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила)).
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132*(1).
Ошибка кассира
Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в п. 4.3 Типовых правил.Если ошибочная печать чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме N КМ-3. В графах 4 и 5 акта следует указать, соответственно, номер и сумму каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии должны входить руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист организации.
На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп "Погашено". Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме N КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.
Напомним, сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня, фиксируемым в фискальной памяти ККТ и на контрольной ленте. Данные о денежной выручке должны соответствовать сумме полученных денег.
Так, указанная в акте по форме N КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма N КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка контрольно-кассовой машины за этот день (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 N 17-15/076525, решение Арбитражного суда Свердловской области от 12.05.2011 N А60-45825/2010)*(2).
Таким образом, при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке) основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины является должным образом оформленный акт по форме N КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.
Возврат товара
Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:В день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
Не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в и кассовую книгу).
1. При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.
На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) (смотрите также письма ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710, УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.
Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 26.12.2006 N 22-12/115771, от 30.12.2005 N 09-24/668).
В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме N КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 N 22-12/49655, от 02.11.2005 N 22-12/80195.
Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя (п. 4.2 Типовых правил).
Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 N 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 - графа 13 - графа 15).
Согласно абзацу третьему п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 N Ф09-3350/14 по делу N А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 "Касса" . Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах и 90 "Продажи" также не отражается.
2. При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) не составляется.
Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 N 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 03.11.2006 N 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Таким образом, возврат денежных средств из кассы не в день оплаты за товар должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п. 6.1, 6.2 Указаний N 3210-У с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний N 3210-У, смотрите также письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).
Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на ) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов").
Энциклопедия решений. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ;
Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российской коллегии аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Горностаев Вячеслав
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) С 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Однако из этого правила существует исключение - обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). В частности, обязательными к применению остаются формы кассовых документов, поскольку использование унифицированных форм данных документов предусмотрено нормативными правовыми актами ЦБ РФ (смотрите также письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243, ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941@).
*(2) Ни Типовые правила, ни постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены формы КМ-3 и КМ-4 и указания по их заполнению, ни иные нормативные акты, регулирующие наличное денежное обращение и порядок применения ККТ, не требуют обязательного наличия объяснительной записки кассира-операциониста. Оформление данного документа является сугубо добровольным. Однако его наличие может быть полезным в случае возникновения спора с контролирующими органами (смотрите постановление ФАС Московского округа от 09.04.2008 N КА-А40/2670-08).
Требования для возврата товара по онлайн-кассе
- Срок с момента приобретения товара не должен превышать двух недель (14 дней)
- На товаре не должно быть признаков того, что он использовался
- Должен быть сохранен внешний вид приобретения со всеми ярлыками, пломбами и т.д., т.е. возвращаемый товар должен быть полностью пригодным для последующей продажи
- Должен быть сохранен чек оплаты данного товара
Если чек по каким-либо причинам отсутствует (испорчен или утерян), покупатель вправе задействовать свидетелей в качестве подтверждения факта покупки данного товара.
Важно! Отсутствие у покупателя чека не может быть аргументом для отказа произвести возврат. У кассира всегда есть возможность найти факт покупки в реестре продаж и при необходимости создать копию чека.
К товарам ненадлежащего качества относятся:
- Товары с дефектами или же видимым браком
- Вещи, не подошедшие по фасону или цвету
- Товары с неподходящей комплектацией, габаритами и т.д.
Срок возврата денежных средств покупателю, согласно законодательству Российской Федерации, равен 10 дням. Но как показывает практика, выплаты производятся в момент возврата, после его документального оформления.
Если покупателем был приобретен крупногабаритный товар и его транспортировка потребует финансовых затрат, есть два пути для решения данного вопроса:
- Покупатель вправе потребовать доставку товара до торговой точки силами продавца
- Покупатель вправе организовать доставку своими силами и в дальнейшем потребовать у продавца возмещения оплаты доставки, данное требование необходимо указать в заявлении на возврат
Важно! Если доставка осуществляется силами покупателя, стоимость перевозки подлежит компенсации только при наличии подтверждающих документов.
"Признак расчета" в чеке возврата
В момент оформления возврата товара по онлайн-кассе формируется кассовый документ, в котором, среди прочих реквизитов, должен быть указан "Признак расчета".
Существует несколько видов "Признака расчета":
- "Приход" - непосредственно пополнение кассы в момент продажи товара
- "Возврат прихода" - противоположный "Приходу" вид расчета, используется в случае необходимости возврата денежных средств из кассы
- "Расход" - используется при приеме какой-либо продукции или сырья от граждан (например, выплата при приеме металлолома)
- "Возврат расхода" - практически неиспользуемый вид реквизита, противоположен "Расходу" (используется если принятый от граждан товар возвращен обратно населению, а денежные средства возвращаются в кассу)
В случае возврата товара покупателем, используется только один из признаков - "Возврат прихода". Данный признак указывается и в случае необходимости вернуть аванс или же возместить стоимость неоказанной услуги.
Как сделать возврат по онлайн-кассе
Сама процедура возврата по онлайн-кассе несложная. Главное собрать необходимый пакет документов, создать кассовый чек с признаком расчета "Возврат прихода" и вернуть стоимость товара покупателю.
Инструкция возврата по онлайн-кассе:
- Покупатель пишет заявление
- Кассир оформляет накладную
- Кассир создает кассовый чек
- Кассир выдает покупателю денежные средства (если товар был оплачен наличными денежные средства выдаются из денежного ящика кассы; если оплата была проведена по банковской карте, возврат осуществляется на карту покупателя)
Документальная процедура возврата товара по онлайн-кассе
Рассмотрим процедуру возврата с документальной стороны:
1. Возврат товара по онлайн-кассе всегда должен сопровождаться соответствующим пакетом документов, первым идет заявление от покупателя.
Строгой формы у данного заявления нет, но есть перечень данных, которые должны быть в нем отражены:
- Данные продавца (наименование, реквизиты, ФИО директора, т.е. вся известная покупателю информация о точке продаж)
- Данные о товаре (артикул, цвет и т.д.), найти их можно на ярлыках
- Причина возврата (не подходит фасон, брак на товаре и т.д.)
- Данные покупателя
- Дата написания
- Подпись и расшифровка подписи покупателя
В заявлении указываются и все дополнительные сведения, которые покупатель хочет зафиксировать. Например, это может касаться информации о требовании компенсации доставки крупногабаритного товара до продавца.
2. Следующим документом, который должен быть оформлен, является накладная формы ТОРГ-12.
К накладной тоже применяются определенные требования:
- Документ составляется в двух экземплярах
- Накладная должна быть датирована и пронумерована уникальным номером
- Графа "Грузополучатель" должна содержать данные магазина/организации, в который товар возвращается (наименование, ИНН и т.д.)
- В строке "Адрес доставки" указывается адрес торговой точки
- "Поставщик" в данном случае является покупателем, который осуществляет возврат товара, т.е. в данную графу вносятся данные покупателя
- В строке "Плательщик" указывается наименование магазина с соответствующими реквизитами, т.к. именно магазин будет выплачивать сумму возврата
- В строке "Основание" указывается причина возврата, основанием для этого будет заявление покупателя
- После этого в накладной следует табличная часть, в которой необходимо дать описание товара, подлежащего возврату. К описанию относятся характеристики продукции, её упаковка, количество и т.д.
- Итогом заполнения накладной будет указание общего количества возвращаемого товара и его сумма
Важно! Накладная обязательно должна быть подписана обеими сторонами и, по возможности, заверена печатью магазина. Если на накладной отсутствует подпись покупателя, она становится бесполезным документом, т.к. не имеет юридической силы.
Допускается составление накладной в произвольной форме, в этом случае она должна содержать все реквизиты, описанные выше. По возможности ко всему пакету документов прикладывается чек, подтверждающий факт покупки. Но при его отсутствии данный пункт можно пропустить.
Сотрудник магазина, оформляющий возврат по онлайн-кассе, в обязательном порядке сверяет все указанные данные с документами покупателя, после этого оформляет чек возврата.
Случаются ситуации, когда в момент расчета с покупателем продавец не пробивает чек. Это может быть из-за человеческого фактора, и, например, из-за технической неполадки. В итоге в кассе образуется недостача, которую как-то нужно объяснить. В этом случае кассиру поможет чек коррекции.
Чек коррекции создается строго на основании какого-либо поясняющего документа (служебной записки по факту недостачи, объяснительной и т.д.).
Чек коррекции - это фискальный документ и бланк строгой отчетности, он обязательно будет передан в налоговую инспекцию, которая в свою очередь может запросить пояснения по факту создания корректировки.
Соответственно предпринимателю стоит хранить все документы на основании которых создаются подобные чеки.
Важно! Чтобы избежать штрафа, предпринимателю необходимо сообщить в налоговую службу о проведении корректировки до того, как налоговая узнает об этом из других источников.
Если речь идет о возврате, чек коррекции не нужен, достаточно оформить обычный чек, в котором признак расчета будет указан как "возврат товара".
Т.е. чек коррекции создается в том случае, если была допущена ошибка из-за которой образовалась недостача денежных средств и это как-то нужно исправить. А в моменте возврата ошибок кассира нет, и исправлять ничего не нужно.
Что делать, если при возврате товара в кассе нет денег
В случае возврата товара покупателем, магазин вправе отсрочить выплату денежных средств не более чем на 10 дней.
Если покупатель изъявил желание вернуть товар, который был оплачен наличными, а в кассе нет денег, кассир может ссылаться на законодательные нормы (данная информация прописана в статье 22 Закона о защите прав потребителей ).
Важно! В случае, если срок задержки выплаты будет превышен, за каждый день просрочки на магазин будет начисляться штраф равный 1% от стоимости возвращенного товара.
Оформление возврата товара по онлайн-кассе на карту
Если товар был оплачен наличными, покупатель вправе потребовать, чтобы денежные средства были возвращены либо наличными из денежного ящика кассы, либо переводом средств на расчетный счет (т.е. безналичный расчет).
В случае возврата на расчетный счет, покупателю необходимо написать соответствующее заявление.
А если товар был оплачен банковской картой, возврат по онлайн-кассе строго должен быть оформлен только по безналичному расчету.
Для того, чтобы произвести возврат, кассиру необходимо вставить карту покупателя в платежный терминал и выбрать соответствующую операцию. Срок зачисления денежных средств в этом случае составляет около 3 рабочих дней.
Но в данном процессе задействованы три лица: продавец, покупатель и банк, поэтому схема возврата выглядит следующим образом:
- Покупатель пишет заявление
- Продавец на основании заявления передает информацию в банк
- Банк перечисляет сумму на расчетный счет покупателя
Соответственно срок возврата денежных средств может варьироваться в большую или меньшую сторону.
Возврат товара - типичная для торгового процесса процедура. В большинстве случаев она - пример кассовой операции, и потому должна соответствовать строгим регламентам, прописанным в законе. Одно из ключевых условий такого соответствия - правильное документирование возврата товара. Ознакомимся с его особенностями.
Какие документы оформляются при возврате по онлайн-кассе
Процедура возврата товара, отпущенного магазином, в котором используется онлайн-касса, предполагает применение документов
- Фискальных - создаваемых на онлайн-кассе и используемых в целях информирования ФНС о проведенной операции возврата.
Прежде всего - это определенные разновидности кассовых чеков. В зависимости от содержания сделки продавца с покупателем это могут быть:
- чек коррекции;
- обычные чеки, содержащие особые реквизиты, позволяющие осуществить идентификацию операции.
- Формируемых в целях юридического обоснования правомерности операции возврата.
Эти документы могут находиться в юрисдикции гражданского законодательства, нормативных актов, регулирующих защиту прав потребителей и иных источников норм, применяемых в зависимости от содержания конкретных правоотношений между покупателем и продавцом.
- Используемые в качестве документов кассового учета.
К таким документам относятся расходные, приходные кассовые ордера и Кассовая книга, в которой отражаются сведения о ПКО и РКО.
- Регистров бухгалтерского учета (актуально для юридических лиц).
Рассмотрим подробнее, каким образом указанные типы документов применяются при возврате товара на практике.
Фискальные
Итак, при возврате товара продавец должен сформировать необходимые фискальные документы. К таковым относятся:
- Кассовый чек, который выдается покупателю после того, как произведен возврат - наличными или в виде перечисления денежных средств на карту.
Главное при формировании такого чека - выбрать в кассовой программе правильное значение реквизита «признак расчета». Конкретно при возврате товара он может быть представлен в единственном правильном варианте - как «возврат прихода». Другой очень похожий реквизит — «расход», применим, только если магазин что-то сам приобретает у покупателя (например, выращенные им овощи в целях перепродажи).
- Кассовые чеки, с помощью которых осуществляется корректировка суммы расчетов между продавцом и покупателем.
Речь может идти о сценариях, при которых:
- кассиром ошибочно уменьшена (увеличена) стоимость товара по чеку;
- кассир назвал покупателю сумму большую (меньшую) чем та, что «прописана» в чеке.
В указанных случаях необходимо:
- «аннулировать» выручку по выданному покупателю чеку (сформировав чек «возврат прихода» на сумму, равную той, что отражена в выданном чеке);
- сформировать новый обычный чек (с признаком «Приход») с корректной суммой.
После оба чека — «аннулирующий» (с признаком «возврат прихода») и обычный с правильной суммой, должны быть отданы покупателю (отправлены ему на предоставленные контакты в электронном виде).
Неверная сумма по чеку - одна из возможных причин возврата товара. Покупатель может совершенно справедливо проявить недовольство «обсчетом». Задача - как-то компенсировать данную издержку и, вместе с тем, корректно отразить процедуру возврата товара юридически.
Отметим, что указанные выше «корректировочные» операции имеют весьма опосредованное отношение к событиям, при которых формируется особый фискальный документ - чек коррекции. Его предназначение - в фискализации неучтенной выручки (либо возникшей по невыясненным причинам недостачи). Как правило, неучтенная выручка появляется:
- вследствие невозможности использования онлайн-кассы непосредственно в момент расчетов (например, если отключили электричество);
- вследствие того, что продавец озвучил покупателю сумму большую в сравнении с зафиксированной в чеке, взял ее, а вышеописанные процедуры корректировки не оформил.
Недостача может появиться если продавец, наоборот, назвал покупателю сумму меньшую, чем та, что отражена в чеке.
Видео — оформление возврата по онлайн-кассе (часть 1):
В обоих случаях применяется чек коррекции - документ, в целом, соответствующий основным признакам обычного чека за исключением того, что в чеке коррекции не отражается детализация по товарам (поскольку в большинстве случаев их точный перечень крайне сложно определить). Чек формируется в конце смены. В реквизите «признак расчетов» прописываются:
- «приход» — если обнаружен излишек в кассе;
- «расход» — если обнаружена недостача.
Значения «возврат прихода» или «возврат расхода» в этом случае не применяются - даже если есть уверенность в том, что излишек или недостача стали следствием операций, которые фактически соответствуют указанным реквизитам.
Оправдательные
Не считая кассового чека (одного или нескольких - в зависимости от ситуации) с правильным признаком расчетов, продавец должен подготовить в дополнение к «фискальным» файлам ряд оправдательных документов. Их перечни могут быть самыми разными. К числу самых часто применяемых документов правомерно отнести:
- Заявление на возврат товара от покупателя .
Данный документ нужен, чтобы в случае проверки ФНС доказать налоговикам, что аннулирование выручки - вследствие того, что соответствующая ей сумма выводится из кассы, обусловлено объективными факторами, а не желанием магазина уменьшить налоговую базу.
Заявление должно быть подписано самим покупателем - у которого на руках будет кассовый чек (или иные доказательства того, что товар был куплен именно в том магазине, в который он сдается). Факт его получения практически исключает возможное дублирование операции возврата со стороны недобросовестных граждан - у которых может оказаться, к примеру, электронная копия чека и аналогичный сломанный товар.
Заявление может быть заполнено в свободной форме. Многие магазины разрабатывают их самостоятельно и утверждают во внутрикорпоративных нормативных актах. Желательно, чтобы в заявлении отражались:
- ФИО, паспортные данные физического лица, которое возвращает товар;
- причины возврата;
- дата, подпись физического лица.
Отметим, что заявление обычно заполняется до формирования фискальных документов.
- Акт о сдаче товара .
В данном документе отражаются причины возврата (например, брак, обнаруженный в течение 2-х недель после начала эксплуатации товара), прочие важные сведения о товаре.
Акт обычно дополняет заявление и также составляется до того, как продавец сформирует на онлайн-кассе нужные чеки. Документ нужен скорее для самого продавца - как удостоверяющий отсутствие прочих претензий со стороны потребителя.
- Гарантийное письмо о возврате денежных средств за товар в случае, если на момент обращения покупателя в кассе не оказалось нужного количества денежных средств .
Достаточно распространенный сценарий - если покупатель возвращает дорогостоящий товар, а в кассе нет достаточной суммы для расчетов (либо, если она есть, но тратить ее нежелательно).
В общем случае такая ситуация не должна доставлять проблем магазину - поскольку Закон о защите прав потребителей разрешает продавцам возвращать денежные средства за сданные товары не сразу после обращения покупателя, а в течение 10 следующих дней. Поэтому магазин может, указав на это правило в Законе (который в виде небольшой книжки обычно расположен в магазине на видном месте), попросить покупателя немного подождать.
Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода (часть 2):
Но такая просьба, как правило, не способствует росту лояльности со стороны потребителя. Поэтому, если приходится обращаться с ней к покупателю - лучше подкрепить обещание вернуть деньги документально. Как вариант - гарантийным письмом, в котором будут отражены:
- сроки возврата;
- сумма;
- санкции за неосуществление возврата;
- возможные бонусы покупателю за ожидание (скидки, спецпредложения).
По закону санкции за задержку возврата представлены пеней за незаконное удержание денежных средств - 1% за каждый день просрочки по возврату. Но магазин для поддержания лояльности покупателей может прописать во внутренних регламентах более высокий процент - и отражать его затем в гарантийных письмах при возврате.
Если письмо, о котором идет речь, составлять все же приходится, то фактические расчеты с покупателем (и фискализация сумм, которые им соответствуют), очевидно, будут произведены позже.
Кассовые
Следующий тип документов, применяемых при возврате - те, что используются для учета кассовых операций - РКО, ПКО и Кассовая книга. Сразу оговоримся, что их не нужно применять, если оплата за товар и возврат денежных средств производились по эквайрингу - то есть, когда покупатель рассчитывался картой. Эквайринговые операции - не кассовые (несмотря на то, что проводятся, как и наличные, на онлайн-кассе), они относятся к операциям по расчетному счету фирмы. Их учет и документирование осуществляется по иным принципам.
Для документирования возврата товара в рамках кассового учета продавцу необходимо по завершении смены:
- Распечатать на онлайн-кассе отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены (практически всегда они формируются одновременно).
- Выписать из отчета о состоянии счетчиков суммы, соответствующие тем, что были возвращены покупателям - причем, только те суммы, что выплачивались наличными (эквайринг, как мы уже знаем, в расчет не берется).
- При заполнении ПКО - на суммы, соответствующие приходу (опять же, только наличными), уменьшить их на суммы возврата, выписанные из отчета на предыдущем этапе.
- Заполнить на основании ПКО (и РКО по прочим операциям, если они были) Кассовую книгу, сдать ее в бухгалтерию.
Существует точка зрения, по которой суммы, выписанные из отчета и соответствующие «наличному» возврату, нужно обязательно прописывать в отдельном РКО. Отметим, что данная точка зрения не появилась на пустом месте: в одной из прежних редакций Указаний Банка России № 3210-У, которое регулирует наличные расчеты, было сказано, что каждая расходная операция (группа операций) подлежала отражению в расходном ордере.
В текущей редакции Указаний № 3210-У такого требования нет (и это обусловлено, прежде всего, значительно возросшей степенью автоматизации финансового контроля - как раз за счет применения онлайн-касс). Поэтому, составлять РКО на сумму возврата необязательно. Достаточно лишь сформировать ПКО, уменьшенный на соответствующую сумму.
Важный нюанс: в случае, если в операционной кассе - той, что расположена на прилавке магазина, оказалось недостаточно средств на расчеты с покупателем во возврату, и необходимая сумма была переведена из главной кассы, то эта операция, в свою очередь, подлежит документированию с помощью РКО. Однако, такое документирование осуществляется не только при возврате, но и при любых иных случаях, когда подобное перемещение денежных средств из главной кассы в операционную имеет место. Процедура возврата имеет косвенное отношение к такому перемещению - хотя, разумеется, может быть в ряде случаев его причиной.
Безусловно, магазин вправе издать локальные нормативы, по которым РКО все же будут применяться. Можно прописать любой уровень детализации таких РКО - вплоть до того, что по каждому отдельному чеку с признаком «возврат прихода» будет оформляться отдельный ордер.
При этом, нужно иметь в виду, что для заполнения такого ордера магазину придется обязательно указывать персональные данные покупателей. Кроме того, РКО должен быть подписан. Данные покупателя, конечно, будут в заявлении на возврат, а подписать РКО его можно попросить вместе с заявлением (но тут уже возникает неоднозначная трактовка по части законности процедуры, и если есть сомнения - придется просить покупателя еще раз зайти не ранее следующего дня для подписи РКО). Так или иначе, это дополнительная бумажная работа, которая по законодательству не требуется и, к тому же, может не лучшим образом сказаться на отношении покупателей.
Довольно полезное действие - запросить в местной ИФНС консультации по поводу необходимости применения РКО. Не исключено, что инспекторы все же рекомендуют применять расходные ордера - и с учетом такой позиции их, безусловно, придется оформлять при возвратах, чтобы не иметь проблем с проверками.
Регистры бухучета
Еще один нюанс, характеризующий документирование процедуры возврата товаров - отражение операции по возврату в регистрах бухгалтерского учета. По сути, это тоже разновидность документации, хотя и довольно специфическая.
В бухгалтерских регистрах по факту проведения возврата могут быть отражены проводки:
- В случае возврата некачественного изделия :
- СТОРНО ДТ 62, КТ 90 (субсчет «Выручка») - отражается уменьшение выручки по причине необходимости возврата некачественного товара;
- СТОРНО ДТ 90 (субсчет «Себестоимость») КТ 41 - отражается уменьшение себестоимости некачественного товара;
- СТОРНО ДТ 90 (субсчет «НДС») КТ 68 - аннулируется НДС с некачественного товара;
- ДТ 62 КТ 50 или 51 (отражается факт перечисления денежных средств покупателю - наличными по кредиту счета 50, на карту - по кредиту счета 51).
- В случае возврата качественного товара (в этом случае причиной возврата могут быть не подходящие для покупателя характеристики - цвет, размер) :
- ДТ 41 КТ 62 - товар ставится обратно на баланс магазина;
- ДТ 62 КТ 50 (51) - отражается выплата денежных средств за товар - наличными, на карту
- СТОРНО ДТ 62 КТ 90.1 - показывается аннулирование выручки за товар.
То, какие признаки расчета отражены в фискальном чеке - значения не имеет. Играет роль лишь содержание операции по существу (оно смотрится по суммам, зафиксированным в кассовой книге, при необходимости - по отчетам с онлайн-кассы).
ИП бухгалтерский учет не ведут (хотя и вправе его вести). К слову, не обязаны они использовать и документы кассового учета (хотя, опять же, вправе это делать). Кассовую книгу у ИП заменяет собственный сводный учетный документ - Книга учета доходов и расходов. В ней соотносительно с датами получения доходов (и совершения расходов - в данном случае представленных возвратом денежных средств за товары) отражаются приходные и расходные суммы. В качестве оправдательных документов могут указываться реквизиты фискальных чеков, идентификаторы отчетов на онлайн-кассе.
Выводы: общий порядок действий продавца при возврате
Итак, продавцу для полноценного документирования операции по возврату товара в самом общем случае необходимо:
- Запросить у покупателя заявление на возврат (как вариант - по форме, разработанной самим торговым предприятием).
- Составить при необходимости Акт о сдаче товара и согласовать его с покупателем.
Хорошее дело - сделать копии заявления и акта и выдать их покупателю.
- Провести операцию возврата на онлайн-кассе - сформировав чек с признаком «возврат прихода».
А если причина возврата - неверная сумма в чеке, то сформировать аннулирующий чек с указанным признаком и новый - правильный.
Все чеки нужно отдать покупателю.
- В конце дня:
- сформировать отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены на онлайн-кассе;
- заполнить ПКО на сумму, уменьшенную на ту, что соответствует сумме по чеку с признаком «возврат прихода».
Если так принято в организации - то заполнить РКО. Внести сведения по ордерам в Кассовую книгу.
На основании сведений по Кассовой книге и отчетов с кассы бухгалтерия вносит необходимые записи в бухгалтерские регистры.
Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М» (часть 3):